Инструкции

Начало работы

• Как зарегистрироваться Создайте аккаунт сами или по ссылке-приглашению от организации.
• Как войти в панель Вход по email и паролю. При включённой 2FA код придёт в VK.
• Как восстановить пароль На email придёт ссылка для нового пароля.
• Как ориентироваться в панели Слева меню продуктов и общих разделов, сверху уведомления и профиль.
• Как выйти из панели Выход из аккаунта — в меню имени в шапке.

Мои задачи

• Как открыть «Мои задачи» руководителя Единая очередь: проверки HR, согласования WFM, запросы на удаление операций и напоминания по графику.
• Как выполнить задачу из списка руководителя Действия прямо в строке: подтвердить, вернуть, согласовать или открыть раздел.
• Как фильтровать «Мои задачи» по продуктам Вкладки «Все», «HR», «WFM», «Финансы» — только для подключённых продуктов.
• Как скрыть напоминание WFM Напоминания про график, табель и выплаты можно убрать до следующего периода.

Справочники

• Как открыть справочники Общие списки для всех продуктов: контрагенты, клиенты, сотрудники.
• Как добавить контрагента Карточка для документов, CRM и ЭДО: название, тип, ИНН, идентификатор ЭДО.
• Как изменить или удалить контрагента Правка карточки в списке. Удаление убирает запись из справочника.
• Как добавить клиента Карточка для сделок, проектов и коммуникации: имя, контакты, компания.
• Как добавить сотрудника в справочник Одна карточка для HR, WFM, выплат и задач в проектах. Имя обязательно.
• Как изменить или удалить сотрудника Правка карточки в справочнике. Удаление — только здесь, не из HR.
• Как найти запись в справочнике Поиск в списках контрагентов, клиентов и сотрудников.

Управление

• Как открыть «Управление» Организация, участники, часовой пояс, подписка и журнал. В кабинете сотрудника раздела нет.
• Как создать организацию и заполнить реквизиты Без краткого и полного названия и ИНН остальные разделы панели недоступны.
• Как пригласить участника в организацию Выберите карточку сотрудника с email. Ссылка задаёт пароль и привязывает аккаунт к карточке.
• Как настроить доступ участника Роль, привязка к карточке сотрудника и галочки продуктов.
• Как удалить участника из организации Человек потеряет доступ к панели этой организации. Карточка сотрудника в справочнике останется.
• Как настроить часовой пояс организации Пояс влияет на WFM, таймер проектов, финансы и табель. Отдельно — коэффициент выходных и режим WFM.
• Как посмотреть подписку Список подключённых продуктов. Оплата — за активные модули. Привязка карты появится позже.
• Как посмотреть журнал организации Кто и что менял: реквизиты, участники, справочники, документы, финансы, HR.

Настройки

• Как изменить имя и email Профиль аккаунта — в «Настройки», не в управлении организацией.
• Как сменить пароль в настройках Нужны текущий пароль и новый дважды, не короче 6 символов.
• Как привязать VK для уведомлений Код из настроек отправьте боту сообщества — для кодов входа и подтверждений.
• Как включить двухфакторную авторизацию После пароля на вход придёт код в VK. Сначала привяжите аккаунт к боту.

Уведомления

• Как открыть уведомления Колокольчик в шапке и страница со всеми событиями.
• Как прочитать уведомление Клик по строке открывает связанный раздел и помечает событие прочитанным.
• Как удалить все уведомления Очистка списка необратима. Колокольчик тоже опустеет.

Продукты

• Как открыть каталог продуктов Внизу левого меню. Вкладки «Все продукты» и «Подключено».
• Как подключить продукт После подключения пункт появляется в меню. Оплата — только за активные.
• Как отключить продукт Модуль пропадёт из меню. Данные обычно сохраняются и снова будут видны после повторного подключения.
• Как открыть модули «Учёт и финансы» Игроки и мастера включаются отдельно, не всем организациям нужны.

Обращения

• Как открыть помощника Кнопка в углу панели: ответы по инструкциям и обращения в поддержку.
• Как создать обращение в поддержку Тема и текст во вкладке «Мои обращения». Нужен вход в панель.
• Как посмотреть свои обращения Список во вкладке «Мои обращения»: номер, тема, статус.
• Как ответить в обращении Откройте обращение и напишите ответ, пока оно не закрыто.

График

• Как создать график Новый график на период: пустой, вручную по списку или авто по предпочтениям.
• Как открыть график Список графиков и переход к сетке смен.
• Как назначить смену в графике Клик по ячейке сотрудника и даты — выбор типа смены.
• Как изменить смену в графике Смена типа или часов у уже назначенной смены.
• Как удалить смену из графика Удаление одной смены из ячейки.
• Как заполнить период для сотрудника Массовое назначение одной смены на диапазон дат и дни недели.
• Как скопировать график Новый график на другой период с теми же сменами.
• Как распечатать и скачать график Печать в браузере и выгрузка CSV.
• Как удалить график Удаление графика вместе со сменами.

Табель

• Как открыть табель Табель привязан к графику: план и факт явок.
• Как ввести факт по смене Фактическое начало и окончание, статус и примечание.
• Как заполнить табель по статусам киоска Автозаполнение факта по данным панели сотрудника для слотов без записи.
• Как посмотреть статусы смены в табеле Лог статусов киоска по сотруднику в смене.
• Как распечатать и скачать табель Печать табеля, печать графика и экспорт CSV.

Типы смен и локации

• Как создать тип смены Название, часы, обед, цвет и коэффициенты оплаты.
• Как изменить тип смены Правка часов, обеда, цвета и оплаты.
• Как удалить тип смены Удаление типа, который больше не используется.
• Как создать локацию Объект и часы работы по дням недели. Смены ставятся только в эти часы.
• Как изменить локацию Название и часы работы объекта.
• Как удалить локацию Удаление объекта из справочника.

Сотрудники

• Как добавить сотрудника для WFM Активный сотрудник из справочника появляется в графиках.
• Как задать ставку сотрудника Тип оплаты и ставка для отчёта «К выплате».
• Как задать доступность сотрудника По дням недели: доступен, желательно или недоступен. Нужно для автозаполнения графика.

К выплате и аналитика

• Как открыть отчёт «К выплате» Суммы по сотрудникам: смены, факт часов, премии HR.
• Как скачать выплаты в CSV Выгрузка отчёта «К выплате» в таблицу.
• Как создать расход в Финансах из выплат Если подключён продукт «Учёт и финансы», итог можно сразу оформить расходом.
• Как открыть аналитику графика План и факт часов, соответствие статусам киоска.

Панель сотрудников

• Как открыть панель сотрудников Онлайн-статусы смен и ссылка на кабинет.
• Как скопировать ссылку на кабинет сотрудника Сотрудник входит по email и паролю и отмечает статус смены.
• Как сотрудник меняет статус смены В кабинете: Готов, Обед, Перерыв, Не готов, Окончание смены.

Биржа и отсутствие

• Как сотрудник отдаёт смену на биржу Смена появляется у коллег, её можно взять.
• Как сотрудник берёт смену с биржи Смена коллеги переходит к тому, кто нажал «Взять смену».
• Как снять смену с биржи в WFM Руководитель отменяет предложение сотрудника.
• Как сотрудник подаёт запрос на отсутствие Отпуск, больничный, отгул из кабинета сотрудника.
• Как одобрить запрос на отсутствие Запросы из кабинета сотрудника: отпуск, больничный, отгул.
• Как отклонить запрос на отсутствие Отклонение с комментарием для сотрудника.

Настройки WFM

• Как настроить часовой пояс для WFM Пояс влияет на статусы, табель и время смен.
• Как задать коэффициент оплаты в выходные Доплата за субботу и воскресенье в отчёте «К выплате».
• Как включить режим «только просмотр» WFM Запрет создавать и менять графики, слоты и табель.

Библиотека

• Как найти документ Поиск и фильтр по категориям в библиотеке.
• Как скачать документ Скачивание PDF, XML ФНС или загруженного файла.
• Как удалить документ Удаление документа из библиотеки.
• Как поделиться документом Публичная ссылка: просмотр PDF и скачивание без входа в аккаунт.
• Как отозвать ссылку на документ Отключение публичной ссылки: файл по ней больше не откроется.
• Как переименовать документ и сменить категорию Название в библиотеке и папка категории без замены файла.
• Как заменить файл документа Загрузка нового PDF, Word, Excel или изображения вместо текущего файла.
• Как загрузить свой файл Загрузка готового PDF, Word, Excel или изображения в библиотеку.
• Как открыть предпросмотр PDF Просмотр печатной формы в карточке документа.
• Как изменить данные созданного документа Правка полей шаблона: стороны, позиции, номер. PDF и XML пересоберутся.
• Обзор библиотеки документов Где лежат файлы, что можно сделать из списка и карточки.

Создание

• Как создать документ Выбор типа, заполнение формы и сохранение PDF в библиотеку.
• Как заполнить реквизиты организации для документов ИНН, адрес, банк, ЭДО и подписант подставляются в формы документов.
• Как подставить контрагента в документ Покупатель, заказчик или сторона 2 из справочника.
• Как открыть предпросмотр перед сохранением Проверка печатной формы на форме создания.

УПД и УКД

• Как создать УПД и выгрузить XML ФНС УПД: PDF и XML формата 5.03 (КНД 1115131), функция СЧФДОП.
• Как создать акт о выполнении работ в форме УПД Акт-УПД: PDF и XML ФНС 5.03, функция СЧФДОП, тексты про работы и услуги.
• Как создать УПД — документ об отгрузке (ДОП) Первичный документ об отгрузке без счёта-фактуры: XML функция ДОП.
• Как создать УПД — счёт-фактура Электронный счёт-фактура: XML функция СЧФ, формат ФНС 5.03.
• Как создать УПД — счёт-фактура и документ об отгрузке УПД СЧФДОП с полным наименованием: счёт-фактура и отгрузка / работы / услуги.
• Как создать УКД и выгрузить XML ФНС УКД: корректировка стоимости, PDF и XML 5.02 (КНД 1115133), функция КСЧФДИС.
• Как создать УКД — корректировочный счёт-фактура Функция КСЧФ: только корректировочный счёт-фактура, XML ФНС 5.02.
• Как создать УКД — КСФ и документ об изменении стоимости Единый УКД, функция КСЧФДИС, полная юридическая формулировка.
• Как создать УКД — документ об изменении стоимости (ДИС) Согласие или уведомление об изменении стоимости без корректировочного счёта-фактуры.
• Какие документы дают XML ФНС XML ФНС только у УПД и УКД. У счёта — XML оператора, у остальных — PDF.

Счета и торговые

• Как создать счёт на оплату PDF и XML оператора BILL. Это не XML ФНС.
• Как создать: Проформа-счёт Предварительный счёт без оплаты для согласования суммы. Печатная форма PDF.
• Как создать: Коммерческое предложение КП с перечнем позиций и суммой для клиента. Печатная форма PDF.
• Как создать: Смета / калькуляция Расчёт стоимости работ или материалов по позициям. Печатная форма PDF.
• Как создать: Спецификация Перечень номенклатуры с количеством и ценами. Печатная форма PDF.
• Как создать: Расходная накладная Отпуск товаров со склада покупателю (упрощённая форма). Печатная форма PDF.
• Как создать: Товарная накладная (упрощ.) Передача товаров с указанием позиций и сумм. Печатная форма PDF.
• Как создать товарную накладную (неструктурированную) Накладная текстом о составе отгрузки и одной суммой — или таблицей позиций. Только PDF.
• Как создать: Наряд-заказ Задание на выполнение работ с перечнем и суммой. Печатная форма PDF.
• Как создать: Платежное требование Требование о перечислении суммы: получатель платежа и плательщик. Печатная форма PDF.
• Как создать: Требование о возмещении расходов Перечень расходов к возмещению, основание и реквизиты для перевода. Печатная форма PDF.
• Как создать: Прайс-лист Перечень товаров или услуг с ценами. Печатная форма PDF.

Акты

• Как создать: Акт выполненных работ / оказанных услуг Подтверждение сдачи работ или услуг и суммы. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать: Акт выполненных работ по контракту Акт сдачи-приёмки по договору или контракту. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать: Документ о передаче результатов работ Фиксация передачи результатов работ заказчику. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать: Документ о передаче товаров Подтверждение передачи товаров контрагенту. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать: Акт приёма-передачи Передача имущества, оборудования или иных объектов. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать: Акт сверки Согласование показателей, остатков или оборотов. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать: Акт сверки взаимных расчётов Сверка взаимных расчётов за период, сальдо сторон. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать: Акт о выполнении работ (неструктурированный) Акт свободным текстом и одной суммой без XML ФНС. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать: Квитанция Подтверждение получения денег или ценностей. Только PDF, без XML ФНС.
• Как создать акт взаимозачёта Встречные требования двух сторон и сумма зачёта. Только PDF.

Договоры и доверенности

• Как создать договор Две стороны, предмет и текст условий в PDF (черновик).
• Как создать документ на расторжение договора Соглашение о расторжении: ссылка на договор, стороны и условия. PDF-черновик.
• Как создать доверенность Доверитель, поверенный, полномочия и срок. PDF без нотариальной силы.
• Как создать доверенность на управление ТС Доверенность на автомобиль: данные ТС, полномочия и срок. PDF-черновик.

Письма и претензии

• Как создать деловое письмо Тема, текст, отправитель и получатель в PDF.
• Как создать претензию Письменная претензия контрагенту: основание, требования и срок ответа. PDF.

Обзор

• Как открыть обзор финансов Сводка: баланс, доходы, расходы и чистый поток за период.
• Как посмотреть баланс и кэшфлоу Баланс по счетам, доходы и расходы, график чистого потока.
• Как сохранить сводку в «Документы» PDF сводки за период в библиотеку продукта «Документы».

Операции

• Как добавить доход Поступление на счёт: сумма, категория, дата.
• Как добавить расход Списание со счёта: сумма, категория, дата.
• Как найти операции Фильтр по периоду и счёту в списке операций.
• Как изменить операцию Правка счёта, категории, суммы, даты и комментария.
• Как распечатать операцию Печатная форма одной операции.
• Как удалить операцию Руководитель удаляет сразу. Сотрудник отправляет запрос на подтверждение.
• Как подтвердить удаление операции Запросы сотрудников: одобрить или отклонить в течение 24 часов.

Счета

• Как создать счёт Наличные, банк или карта. Операции идут по выбранному счёту.
• Как изменить счёт Название, тип, реквизиты, валюта.
• Как архивировать счёт Счёт уходит в архив и больше не предлагается в новых операциях.
• Как посмотреть баланс по счетам Баланс каждого счёта и общая сумма.

Категории

• Как создать категорию Категория дохода или расхода для отчётов и фильтров.
• Как изменить категорию Переименование категории доходов или расходов.
• Как удалить категорию Удаление категории из справочника.

Выписка

• Как сформировать выписку PDF Выписка по операциям за период: скачать PDF или открыть для печати.
• Как скачать выписку CSV Таблица операций для Excel.
• Как сохранить выписку в «Документы» PDF выписки в библиотеку продукта «Документы».

Игроки и мастера

• Как включить модули «Игроки» и «Мастера» Дополнительные вкладки в финансах: клиенты-игроки и баланс мастеров.
• Как добавить игрока Игрок связан со справочником «Клиенты» и выбирается в доходах.
• Как привязать игрока к доходу В операции дохода можно указать игрока из справочника.
• Как добавить мастера Мастер — источник дохода или расхода и отдельный баланс.
• Как пополнить или списать баланс мастера Отдельный баланс мастера, не путать с балансом кассового счёта.
• Как сформировать выписку по балансу мастера PDF или сохранение в «Документы» по операциям баланса мастера.
• Как удалить игрока или мастера Удаление из справочника. Связи в операциях очищаются.

Обзор

• Как подключить продукт HR Включите HR в разделе «Продукты», чтобы появились задачи, KPI и карточки сотрудников.
• Как открыть HR Перейдите в продукт и выберите раздел: обзор, задачи, KPI, проверка или сотрудники.
• Как читать обзор HR На обзоре — счётчики, очередь проверки, последние задачи и сотрудники.

Задачи

• Как создать задачу Разовое поручение с названием, сроком, приоритетом и исполнителем.
• Как назначить исполнителя задачи Выберите сотрудника из справочника — ему придёт уведомление и задача в кабинете.
• Как выбрать проверку выполнения Автоподтверждение сотрудником или ручная проверка владельцем.
• Как найти задачи Фильтры по статусу, приоритету, исполнителю и сроку.
• Как изменить задачу Название, статус, срок, исполнитель и режим проверки редактируются в карточке.
• Как удалить задачу Удаление необратимо: задача исчезает из списка и кабинета сотрудника.

KPI

• Как создать KPI Шаблон цели на день, неделю, месяц или разово — с проверкой и необязательной премией.
• Как назначить KPI сотрудникам Одному человеку, всем активным или на биржу — кто успел, тот взял.
• Как настроить автоматическую метрику KPI Факт считается из WFM, CRM или финансов. Если цель достигнута к концу периода — KPI подтверждается сам.
• Как учесть премию KPI в WFM «К выплате» При подключённом WFM премию за KPI можно добавить к расчёту выплат.
• Как найти шаблоны KPI Фильтры по периоду, назначению, сотруднику и статусу «активен / выключен».
• Как скопировать KPI Копия открывается в редакторе — проверьте настройки и включите шаблон при необходимости.
• Как выключить или удалить KPI Выключение останавливает новые периоды. Удаление снимает шаблон и связанные записи.
• Как посмотреть отчёт KPI Все периоды, статусы, факт метрики и сумма премий.
• Как скачать отчёт KPI в CSV Выгрузка с теми же фильтрами, что на экране отчёта.

Проверка

• Как открыть проверку Очередь задач и KPI с ручной проверкой. Раздел видит только владелец организации.
• Как подтвердить или вернуть задачу Подтверждение закрывает задачу. «Вернуть» снова отдаёт её сотруднику.
• Как подтвердить или отклонить KPI Подтверждение закрывает период. Отклонение возвращает KPI сотруднику.
• Как найти проверки HR в «Моих задачах» У владельца непросмотренные задачи и KPI дублируются в общем списке «Мои задачи».

Сотрудники

• Как добавить сотрудника для HR Карточка создаётся в справочнике. Тот же человек используется в WFM и проектах.
• Как открыть HR-карточку сотрудника Карточка показывает контакты, отсутствия WFM и ссылку на документы.
• Как изменить данные сотрудника ФИО, должность, статус и контакты правятся в справочнике, не в HR-карточке.
• Как прикрепить документ к сотруднику Файл сохраняется в библиотеке «Документы» и связывается с HR-карточкой.
• Как посмотреть отсутствия сотрудника Заявки на отпуск и больничный ведутся в WFM. В HR-карточке — последние по этому человеку.

Кабинет сотрудника

• Как привязать участника к сотруднику Без привязки человек не увидит «Мои задачи» HR в кабинете lk.
• Как открыть «Мои задачи» в кабинете Сотрудник на lk видит только свои поручения, KPI и биржу.
• Как подтвердить выполнение задачи Сотрудник отмечает поручение в кабинете. При ручной проверке оно уходит руководителю.
• Как подтвердить KPI в кабинете Цели без авто-метрики сотрудник закрывает сам или отправляет на проверку.
• Как взять KPI с биржи Свободная цель периода закрепляется за тем, кто нажал «Взять» первым.

Обзор

• Как подключить «Задачи и проекты» Включите продукт в разделе «Продукты», чтобы появились канбан, таймер и бюджет.
• Как открыть «Задачи и проекты» Перейдите в продукт и выберите обзор, все задачи или согласования.
• Как читать обзор проектов Плитки со счётчиками и список проектов с бюджетом и ставкой.

Проекты

• Как создать проект Название, описание, бюджет, ставка и опция согласования времени.
• Как изменить проект Название, статус, лимит, ставка и согласование времени — в настройках.
• Как отправить проект в архив Статус «В архиве» помечает проект закрытым. Задачи и журнал времени сохраняются.
• Как изменить порядок проектов Перетащите строку за ручку — порядок сохранится сам.
• Как удалить проект Удаляются проект и все его задачи. Журнал времени и бюджетные операции тоже пропадут.

Задачи

• Как создать задачу в проекте Полная форма: название, статус, приоритет, срок, исполнитель и проверка.
• Как добавить задачу с канбана Быстрая строка внизу колонки создаёт задачу сразу в нужном статусе.
• Как перетащить задачу на канбане Перемещение между колонками меняет статус. Порядок внутри колонки тоже сохраняется.
• Как переключить канбан и список В проекте и во «Всех задачах» один и тот же переключатель вида.
• Как найти задачи по всем проектам Фильтры: проект, статус, приоритет, исполнитель и срок.
• Как изменить задачу Карточка: поля задачи, теги, чеклист, наблюдатели, комментарии и история.
• Как добавить теги и чеклист Теги через запятую, пункты чеклиста — галочки в карточке задачи. Только владелец панели.
• Как оставить комментарий к задаче Обсуждение в карточке справа, отдельно от сохранения полей.
• Как назначить наблюдателей задачи Наблюдатели видят изменения по задаче. Можно выбрать несколько сотрудников.
• Как удалить задачу проекта Удаление необратимо. Сотрудник в кабинете lk удалять задачи не может.

Время и бюджет

• Как задать бюджет и ставку Лимит в рублях и ставка в час. Потраченное считается по записям таймера.
• Как пополнить бюджет проекта Положительная сумма увеличивает лимит, отрицательная уменьшает. История справа в настройках.
• Как запустить таймер Секундомер на карточке проекта. Одновременно может идти только один таймер на человека.
• Как остановить таймер Стоп создаёт запись в журнале. Меньше секунды — запись не пишется.
• Как открыть журнал времени Записи за месяц: длительность, задача, исполнитель, сумма и статус.
• Как сохранить сводку времени в «Документы» PDF за выбранный месяц попадает в библиотеку документов.

Согласования

• Как включить согласование времени Новые записи таймера будут ждать руководителя, а не сразу попадать в бюджет как подтверждённые.
• Как согласовать учёт времени Подтверждение включает сумму в бюджет. Отклонение оставляет запись в журнале со статусом «Отклонено».
• Как согласовать задачу проекта Принять — статус «Выполнена». Вернуть — задача снова у исполнителя.

Публичная доска

• Как создать ссылку на публичную доску Канбан по ссылке без входа в панель. Можно разрешить только просмотр или ещё предложения задач.
• Как скопировать ссылку на доску Скопируйте адрес и отправьте клиенту или подрядчику. Вход в аккаунт не нужен.
• Как предложить задачу с публичной доски Гость заполняет форму. Задача попадает в «Предложенные», пока владелец не перетащит её в колонку.
• Как принять предложенную задачу Перетащите карточку из «Предложенные» в колонку канбана.
• Как отозвать ссылку на доску После отзыва адрес /pb/… больше не открывает канбан.

Кабинет сотрудника

• Как сотрудник работает с задачами проекта В кабинете lk видны свои задачи. Создавать проекты и удалять задачи нельзя.
• Как сдать задачу проекта на проверку Если у задачи проверка «Руководитель», сотрудник отправляет её из карточки.
• Как сотрудник учитывает время в проекте Тот же секундомер на карточке проекта. При включённом согласовании запись ждёт руководителя.